Assistent der Geschäftsleitung (m/w/d)

Deine Aufgaben

Unterstützung für Führungskräfte:
Kalender-Management: Beaufsichtigung des Kalenders des Generaldirektors durch die Planung von Besprechungen, Terminen und Rednerverpflichtungen, um eine effiziente Nutzung der Zeit und eine Priorisierung der wichtigsten Aktivitäten zu gewährleisten.
Reisekoordination: Organisation der gesamten Reiselogistik, einschließlich inländischer und internationaler Reiserouten, Unterbringung und Beförderung, unter Wahrung der Diskretion bei allen reisebezogenen Entscheidungen.
Rolle als Verbindungsperson: Dient als erste Anlaufstelle für den General Manager, prüft Telefonanrufe und Besucher, beantwortet Anfragen mit Takt und Diplomatie und leitet die Angelegenheiten zur Lösung an die zuständigen Mitarbeiter weiter.

Zusammenarbeit mit dem Executive Team:
Abteilungsübergreifende Koordinierung: Erleichterung der Kommunikation zwischen dem Generaldirektor und anderen Abteilungen, Unterstützung bei der Koordinierung von Projekten und Sitzungen, um die Abstimmung innerhalb der Organisation zu gewährleisten.
Administrative Unterstützung bei Besprechungen: Vorbereitung von Tagesordnungen, Materialien und Protokollen für Besprechungen der Geschäftsleitung und des Unternehmens, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen genau dokumentiert und verteilt werden.

Kommunikation und Dokumentenmanagement:
Vertrauliche Korrespondenz: Verfassen und Verwalten von Routinekorrespondenz im Namen des GM, wobei Sie sicherstellen, dass die gesamte Kommunikation professionell und vertraulich behandelt wird.
Organisation von Dokumenten: Pflege effizienter elektronischer und papiergebundener Ablagesysteme, die sicherstellen, dass sensible Informationen sicher aufbewahrt werden und leicht abrufbar sind.
Erstellung von Berichten: Mithilfe bei der Erstellung von Präsentationen, Berichten und Weißbüchern für interne und externe Zielgruppen, Transkription von Quellenmaterial und Vorbereitung von Dokumenten, Tabellen und Diagrammen nach Bedarf.

Finanzielle und administrative Aufgaben:
Ausgabenmanagement: Vorbereiten, Abstimmen und Einreichen von Spesenabrechnungen, Sicherstellen der Genauigkeit und Einhaltung der Unternehmensrichtlinien.
Allgemeine Verwaltungstätigkeiten: Erledigung einer Vielzahl von Verwaltungsaufgaben, wie z. B. Sortieren und Ordnen der Post, Bearbeiten von Druck- und Faxvorgängen und Verwalten der E-Mail-Korrespondenz, bei gleichzeitiger Wahrung eines hohen Maßes an Organisation und Aufmerksamkeit für Details.

Projektunterstützung:
Spezielle Projekte: Durchführung von Sonderprojekten, einschließlich der Erstellung von PowerPoint-Präsentationen und Finanztabellen, und Unterstützung verschiedener Abteilungen nach Bedarf.
Anwesenheit bei Sitzungen: Teilnahme an Sitzungen, Anfertigung detaillierter Notizen und Erstellung erster Zusammenfassungen, um die Beteiligten über Diskussionen und Entscheidungen auf dem Laufenden zu halten.

Details

Arbeitsumfeld:

• Diese Stelle ist in einem schnelllebigen Büroumfeld an unserem Standort in Montana angesiedelt.
• Es werden zwar keine regelmäßigen Reisen erwartet, doch können gelegentliche Reisen für Geschäftsveranstaltungen und Sitzungen erforderlich sein.
• Die Tätigkeit beinhaltet langes Sitzen und Stehen und erfordert Sehschärfe, manuelle Geschicklichkeit, detaillierte verbale englische Kommunikation und die Beherrschung der Computertastatur.
• Arbeiten in einer Produktionsumgebung mit Geräten, Robotern und Chemikalien. Die Einhaltung der vorgeschriebenen Kleidung/Uniform/Reinigungsanzüge ist erforderlich.
• Es ist ein Umfeld mit nassen Oberflächen, Lärm und sich bewegenden Maschinen, was Aufmerksamkeit für Details und Sauberkeit erfordert.

Wir freuen uns auf dich, wenn du

• mindestens drei Jahre Erfahrung in einer zunehmend verantwortungsvollen Position, unter anderem im Bereich Büromanagement und/oder administrative Unterstützung für hochrangige Führungskräfte und Organisationen nachweisen kannst oder einen Bachelor-Abschluss in einem verwandten Studienfach und frühere Erfahrung als Assistent der Geschäftsleitung hast.

• über ein ausgezeichnetes Zeitmanagement und die Fähigkeit verfügst, Aufgaben effektiv zu priorisieren.

• sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und ein professionelles Auftreten hast.

• ein gesundes Urteilsvermögen mitbringst und die Vertraulichkeit in allen Angelegenheiten wahren kannst.

• proaktiv Problem lösen kannst und dich durch Teamwork und Zusammenarbeit auszeichnest.

• eine Arbeitserlaubnis für die USA, Montana besitzt, diese muss bereits vorhanden sein.

Unsere Benefits

Wettbewerbsfähige Vergütung: Wir bieten ein attraktives Gehaltspaket, das deiner Qualifikationen und Erfahrung entspricht.

Berufliche Entwicklung: Nutze unsere Schulungs- und Entwicklungsmöglichkeiten, um deine Fähigkeiten und Karriere voranzutreiben.

Innovatives Arbeitsumfeld: Arbeite in einem dynamischen und zukunftsorientierten Unternehmen, das sich für Innovation und Qualität einsetzt.

Team-Kultur: Erlebe ein offenes und kooperatives Arbeitsumfeld, in dem Teamgeist und gemeinsame Ziele im Vordergrund stehen.

Work-Life-Balance: Genieße flexiblen Arbeitszeiten und eine gute Work-Life-Balance.

Deine Bewerbung

Wir freuen uns auf deine englische Bewerbung über unser Jobportal hier.